Una de las cuestiones que siempre nos preocupa en el terreno profesional es la toma de decisiones. No por el ejercicio de decidir en sí mismo, sino por la preocupación que nos invade sobre el acierto – Debemos decidir y queremos acertar. En Karpay entendemos tu preocupación, la analizamos y esperamos te sean útiles algunas claves para este proceso tan ¨cotidiano¨ a simple vista en compras.
¨Quiero comprar al mejor precio, con el menor plazo de servicio y con la mayor garantía de calidad¨ – Difícil tesitura, pero no por ello imposible de conseguir.
Clave 1: selección de proveedores capaces de suministrar el producto conforme a las necesidades de la empresa
La primera y más importante de las cuestiones en el proceso de toma de decisiones en compras es garantizar que el producto que estoy comprando se ajuste completamente a las necesidades que mi empresa demanda para cubrir los estándares de calidad establecidos.
Debemos abstraernos del resto de conceptos, el acierto en la compra pasa por seleccionar aquellos proveedores que nos puedan suministrar el producto conforme a las necesidades que se nos plantean. Debemos dedicar tiempo suficiente para llevar a cabo esta selección, debemos entrevistarnos con los interlocutores de las empresas seleccionadas, solicitar pruebas de producto, testar las pruebas realizada en nuestra fábrica, conocer sus instalaciones, y su maquinaria; pero, sobretodo, conocer sus procesos productivos y de calidad en la fabricación del producto que nos interese.
Clave 2: preguntas que debemos ser capaces de responder acerca de nuestros proveedores
Bien, pues ya hemos escogido a nuestros candidatos, el siguiente paso sería garantizar el servicio, ¡no podemos permitir que nuestras líneas de producción puedan tener paradas debido al desabastecimiento por parte de nuestros proveedores, estos costes suelen ser muy elevados! Tan delicada cuestión requiere, en primer lugar, de un compromiso por parte de nuestro proveedor, un plazo concreto y firme de servicio; debemos concretar algunos aspectos importantes, tales como:
- ¿Estos fabricantes disponen de almacén de producto terminado y de materias primas?
- ¿Podemos crear un stock de PT en sus almacenes sin cargo por almacenaje?
- ¿Ante una situación de crisis cuál es su plan de contingencia?
- ¿Cuál es el mejor plazo que nos pueden ofrecer ante una urgencia?
Será necesario dar respuesta a todas aquellas cuestiones que puedan suponer un hándicap en la gestión de abastecimiento. Es importante también que nuestra empresa cuente con un MRP, estos módulos de compras instalados dentro del ERP de compañía nos permiten crear un mapa de suministro que nos ayudará en el día a día.
Entendemos que serán muchos y variados los productos que debemos adquirir para completar el proceso productivo de nuestra empresa y, por tanto, el mapa deberá confeccionarse por producto, conforme a stocks, plazos de suministro, rotación del PT, etc.
El conocimiento y la relación con nuestros proveedores marca el curso del mapa
Clave 3: conocer nuestro techo de compras
Ya hemos comprobado que, con algunos de los candidatos, podemos estar tranquilos y pasar a la siguiente fase: el precio. Deberíamos entonces hacernos la primera y gran pregunta ¿Cuál es el precio al que debo comprar?…Justo en este momento empiezan nuestras dudas: ¿con comprar barato ya es suficiente?, ¿los que he elegido serán baratos o serán caros y, si son caros, qué hago?, ¿el más barato de los elegidos tendrá un precio suficiente o aun así será caro para lo que mi empresa estima? ¡Qué galimatías!
Lo que deberíamos conocer es nuestro techo de compra para cada uno de los elementos a adquirir. Se trata del coste asignado a ese producto, de acuerdo con el escandallo de costes que la empresa estableció para obtener el precio de venta final. Este será el precio máximo al que debemos comprar y cualquier ahorro por debajo de este coste siempre será bien recibido, pero no deberíamos sacrificar otras cuestiones como la calidad o el servicio, para generar grandes ahorros; no olvidemos que el beneficio de empresa ya se estableció antes de que empezáramos a comprar.
Si elegiste un proveedor y su precio está por encima de tu techo de coste ¡negocia!, existen muchas variables que podrás utilizar para mejorar el precio sin atornillar al proveedor. Recuerda que el mejor negocio es aquel en el que “tú ganas y yo gano”.
¡Ánimo! Esta es la base de una buena gestión de compras y a la que debemos dedicar la mayor parte de nuestro tiempo como compradores. No olvides que las plataformas de compras simplemente son buenas herramientas informáticas que nos ayudan en nuestro día a día, pero carecen de capacidad de gestión. La herramienta no decide cuál es el mejor proveedor para tu compañía, eres tú quien lo decide.
Esperamos te hayan sido útiles estas reflexiones acerca de las claves para la toma de decisiones en compras. En Karpay, la relación de calidad con nuestros clientes es fundamental, así que no dudes en contactarnos aquí para cualquier tema relacionado con la fabricación de etiquetas autoadhesivas.